ขั้นตอนซื้อ Software ต่างประเทศ พร้อมใบกำกับภาษีสำหรับองค์กร
Checklist ตั้งแต่เก็บ requirement ขอใบเสนอราคา เปิด PO ชำระเงิน ส่งมอบสิทธิ์ ไปจนถึงวางแผนต่ออายุ
เริ่มจากระบุผลิตภัณฑ์ แผน จำนวนผู้ใช้ รอบบิล และวันเริ่มใช้ จากนั้นให้ผู้ขายยืนยันขอบเขต ใบเสนอราคา เอกสารบริษัท วิธีชำระเงิน และหลักฐานส่งมอบก่อนเปิด PO พร้อมกำหนดเจ้าของ License และวันต่ออายุไว้ตั้งแต่วันแรก
เหมาะสำหรับ: ฝ่าย IT จัดซื้อ บัญชี และเจ้าของระบบที่ต้องประสานการซื้อ SaaS หรือ Software ต่างประเทศร่วมกันเห็นเอกสารและผู้รับผิดชอบตลอดงาน
แผนภาพการประสานงานของ TechTouch ปรับได้ตามขั้นตอนจัดซื้อของแต่ละองค์กร
แจ้งรายการ
สินค้า แผน จำนวน และชื่อผู้ถือสิทธิ์
ตรวจใบเสนอราคา
ขอบเขตบริการ รอบบิล และวันเริ่มใช้
อนุมัติสั่งซื้อ
อ้างอิงเลขคำสั่งซื้อและผู้ประสานงาน
ตรวจรับสิทธิ์
เปิดใช้งานและตรวจจำนวนให้ตรง
เก็บเอกสาร
ตรวจข้อมูลเอกสารกับฝ่ายบัญชี
จุดตรวจรับ: รายการสิทธิ์ที่เปิดใช้ตรงคำสั่งซื้อ ÷ รายการที่สั่งทั้งหมด หากข้อมูลไม่ครบ ให้บันทึกสิ่งที่ต้องติดตาม
เปรียบเทียบก่อนตัดสินใจ
ข้อมูลชุดเดียวสำหรับทุกฝ่าย
สร้างสรุปหนึ่งหน้าให้ IT จัดซื้อ และบัญชีเห็นผลิตภัณฑ์ จำนวน สิทธิ์ รอบบิล ราคา ภาษี วิธีชำระ และวันต่ออายุชุดเดียวกัน เพื่อลดการถามซ้ำ
ตรวจเอกสารก่อนชำระ
ยืนยันชื่อและที่อยู่บริษัท รายละเอียดสินค้า เงื่อนไขภาษี และข้อมูลบัญชีตามกระบวนการขององค์กร หากมีข้อกำหนดเฉพาะควรแจ้งก่อนออกเอกสาร
การส่งมอบยังไม่ใช่จุดจบ
บันทึกผู้ดูแล สมาชิก วันเริ่มใช้ วันหมดอายุ และหลักฐานส่งมอบ พร้อมตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้าเพื่อทบทวนจำนวนผู้ใช้ก่อนต่ออายุ
Checklist ก่อนขอใบเสนอราคา
- ชื่อผลิตภัณฑ์และแผนที่ต้องการ
- จำนวนผู้ใช้ อุปกรณ์ หรือ consumption โดยประมาณ
- รอบรายเดือน/รายปีและวันเริ่มใช้งาน
- ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และผู้ประสานงาน
- PO และวิธีชำระเงิน
- ผู้ดูแลระบบและอีเมลที่จะรับสิทธิ์
- วันที่ต่ออายุและผู้รับผิดชอบงบประมาณ
คำถามที่พบบ่อย
ยังไม่รู้ว่าเลือกแผนไหน ขอใบเสนอราคาได้ไหม?
ได้ เริ่มจาก use case จำนวนทีม และข้อจำกัด แล้วให้ผู้ขายช่วยจัดกรอบตัวเลือกก่อนยืนยันราคา
ควรเตรียมเอกสารบริษัทอะไร?
โดยทั่วไปต้องมีชื่อและที่อยู่ตามทะเบียน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้ติดต่อ และเงื่อนไข PO/การชำระเงิน ทั้งนี้ขึ้นกับกระบวนการของแต่ละองค์กร
ซื้อแล้วใครควรเป็นเจ้าของ License?
ควรใช้อีเมลและผู้ดูแลที่องค์กรควบคุมได้ ไม่ผูกกับบุคคลเดียว และมีขั้นตอนส่งต่อเมื่อมีการเปลี่ยนพนักงาน
แหล่งข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบ
เราแยกข้อมูลจากผู้ให้บริการออกจากคำแนะนำของ TechTouch อย่างชัดเจน ฟีเจอร์ ราคา และเงื่อนไขอาจเปลี่ยนแปลง ควรตรวจข้อมูลล่าสุดในวันที่จัดซื้อ